Поради Интернетот, комуникацијата помеѓу луѓето денес е и полесна и потешка. На пример, испраќање пишан збор е полесно од кога било, сѐ што треба е да притиснете едно копче. Но, многу луѓе претпочитаат да испратат брз е-мејл наместо да се јават на телефон, што значи дека луѓето сѐ повеќе ја користат пишаната форма и за нивната брза, опуштена бизнис комуникација. Доколку пишувањето не е Ваша силна страна, можно е да не комуницирате најефектино што можете со Вашите соработници, клиенти и партнери. Во продолжение имате шест совети како да ги подобрите Вашите бизнис комуникативни вештини.
Никогаш не стискајте “Send” веднаш после пишување. Дури и да не пишувате емоционален мејл, испраќање на истиот премногу брзо може да Ви наштети. Можеби сте звучеле премногу остро од она што сте го посакувале, или можеби не сте биле доволно јасни. Во секој случај, доколку сте во можност, оставете го мејлот да “отстои“ час-два и потоа проверете го пак пред да го испратите. Многу често сме премногу блиску до материјалот веднаш по пишувањето, па не можеме да ги забележиме пропустите во нашата комуникација.Спуштете ја топката. Можеби не сте сакале да звучите остро или нападно, но луѓето секогаш ги сфаќаат на погрешен начин Вашите мејлови. Ако ова Ви се случува, можно е да не сте свесни за тоа како звучите во Вашите дописи. Понекогаш, кога луѓето ќе прочитаат нешто негативно, тоа ги спречува да го апсорбираат остатокот од Вашата порака. Пред испраќање на Вашиот мејл, внимателно прочитајте го неколку пати за да се уверите дека Вашата порака не е премногу негативна.
Пишувајте прво во Microsoft Word. Microsoft Word има опција за проверка на спелувањето (за англиски јазик), нешто што е-мејлот најверојатно го нема, барем не до истиот степен. Алатката не ја “фаќа“ секоја грешка, но може да Ви помогне да приметите некои печатни грешки кои инаку не би ги виделе. Пишувањето во Word пред да го испратите напишаното особено ќе Ви биде од помош доколку имате проблеми со англискиот и спелувањето. За македонскиот јазик во Word нема алатка за проверка на грешките и граматиката, па најдобро би било да замолите некој од колегите набрзина да фрли поглед или, како што беше спомнато погоре, оставете го и проверете го повторно подоцна.
Пишувајте пократки реченици. Луѓето општо имаат тешкотии да следат долги, неподелени блокови на текст. За да ја направите Вашата електронска комуникација полесна за следење, поделете ги Вашите мисли на пократки параграфи, и секој од нив нека содржи една главна идеја. Ваквиот пристап ќе им помогне на луѓето од другата страна на мејлот подобро да ги разберат Вашите поенти.
Немојте да бидете премногу опуштени. Интернетот популаризираше голем број на акроними и кратенки, особено во англискиот јазик, како “ur” наместо “your” и “u” наместо “you”. Во македонскиот, на пример, сѐ почесто е употребата на “македонизирање“ на англиски поими во секојдневната комуникација. Обидувајте се по секоја цена да ги избегнувате овие два пристапи кога станува збор за бизнис комуникација - тие се премногу опуштени за една бизнис средина.
Имајте ја во предвид Вашата публика. Дали пишувате на маркетинг директор, на програмер, на некое друго техничко лице или на претседателот на компанијата? Дали пишувате на едно лице или на поголема група со различни технички сфаќања? Секогаш треба да ја прилагодите Вашата комуникација кон Вашата публика. На пример, ако пишувате на луѓе без технички познавања, избегнувајте користење на специфични технички термини и објаснувајте ги на попрост начин концептите, за да можат и лаиците подобро да Ве разберат.
Секој е-мејл или допис кој ќе го испратите не мора да биде ремек-дело, но мора да биде лесно разбирлив. Користете ги секојдневно горенаведените совети, и Вашата бизнис комуникација несомнено ќе се подобри.
СУПЕРНОВА е нова животна школа за едукација, советување и психотерапија. Како дел од нашите услуги нудиме центар за личен раст и развој на поединци и групи, семејна психотерапија и советување, психодијагностика, центар за кариера, едукации и тренинг програми за бизнис клиенти, работилници за управување и развој на човечки ресурси, менторство (coaching).
Нема коментари:
Објави коментар